Цифровая система проведения заседаний коллегиальных органов управления РОСНАНО

Заказчик:: РОСНАНО
Поставщик: BoardMaps (ОАО «Дэшборд Системс»)
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Июнь, 2018 — Декабрь, 2018
Масштаб проекта: 1000 человеко-часов
70 автоматизированных рабочих мест
Цели: a.    Комфорт для членов Советов и комитетов при работе с материалами заседаний, отказ от бумажных документов;
b.    Доступ к контенту ранее проведенных и будущих заседаний;
c.    Сокращение временных и трудозатрат сотрудников аппаратов на подготовку и оформление заседаний;
d.    Упрощение и ускорение процессов согласования и актуализации материалов к заседаниям;
e.    Удобство коммуникаций между пользователями, в том числе иностранными и иноязычными коллегами;
f.    Снижение нагрузки на участников заседаний за счет переноса некоторых вопросов в формат заочных заседаний;
g.    Удобство создания и контроля исполнения поручений

Уникальность проекта

На работу в BoardMaps были переведены 6 коллегиальных органов компании: Совет директоров, Правление и Комитет по стратегии УК РОСНАНО; Совет директоров, Комитет по стратегии и Комитет по аудиту АО РОСНАНО.
    После внедрения системы около 70 руководителей РОСНАНО стали пользователями BoardMaps. В результате:
•    Повысился уровень удобства для участников заседаний и сократилось время на подготовку заседаний;
•    Повысилась эффективность очных заседаний и скорость принятия решений за счет заочного рассмотрения второстепенных вопросов. Голосование на заочных заседаниях было реализовано в форме заполнения опросных листов;
•    Сократилось на 40% количество человеко-часов, требуемых на подготовку и оформление итогов заседания за счет упрощения процесса согласования материалов и повестки, автоматического составления протокола и других функций системы;
•    Организовано удобное архивирование и хранение материалов заседаний на серверах заказчика, и быстрый доступ к ним;
•    Не применяется печать конфиденциальных документов к заседаниям, работа ведется с цифровыми копиями документов через BoardMaps

Использованное ПО: Оборудование: от 2-х серверов. Технические характеристики: ЦП 2ГГц; 8 ГБ ОЗУ, Хранилище объемом 60гб. ПО: Windows Server 2012 R2 (Standard или Datacenter) или новее; Internet Information Services 8.5 или новее.
Описание проекта: В рамках проекта по автоматизации комитетов РОСНАНО были выдвинуты следующие требования к системе: a. Возможность формирования и редактирования заседаний, вопросов, поручений, материалов; b. Возможность работы через мобильное приложение в соответствии с техническими требованиями, указанными ниже, и с помощью Web-клиента; c. Возможность переключения языка интерфейса Системы; d. Возможность проведения голосования по вопросам; e. Возможность автоматического формирования протокола заседания; f. Возможность личной переписки и общения между участниками Коллегиальных органов в пределах Системы; g. Возможность настройки системы управления доступом пользователей; h. Возможность оставить комментарий к объекту системы в формате адресного сообщения; i. Возможность отслеживания изменений по выбранным объектам системы; j. Возможность автоматического обновления мобильного приложения; k. Возможность контроля исполнения поручений и формирования отчетности BoardMaps полностью отвечала требованиям заказчика. В результате на работу в BoardMaps были переведены 6 коллегиальных органов компании.
География проекта: Москва
Дополнительные презентации:: BoardMaps - отзывы клиентов.pdf
BoardMaps - презентация продукта.pdf
BoardMaps - справка о продукте и компании.docx